Acta notarial

En las actas el notario da fe de uno o varios hechos que percibe por sus sentidos, así como también de otros hechos que el notario puede considerar acreditados a través de las pruebas pertinentes, como sucede en el caso de las denominadas actas de notoriedad.

El acta hace prueba del hecho que constituye su objeto y permiten al requirente preconstituir pruebas de hechos que probablemente habrán de ser alegados posteriormente en el ámbito judicial, administrativo o privado.

La autorización de las actas notariales es más flexible que la de escrituras, pues basta un interés legítimo por parte de quien inste el acta. Ahora bien, la conducta que se pide al notario debe ser legal en sí misma (ej.: no puede entrar en un domicilio sin autorización); no invadir esferas judiciales o administrativas (no cabe requerir a la Administración) y la actuación notarial no puede ser sorpresiva (debe hacer saber al requerido su calidad de notario).

Además, el acta no puede recoger afirmaciones que requieran conocimientos periciales que el notario no tiene porqué tener (un ejemplo: un Notario que ve unas manchas en una pared típicas de humedades, puede constatar la existencia de dichas manchas, describiéndolas o mediante fotos, pero no puede llegar a afirmar que en la pared tal hay humedades provenientes del piso superior, pues eso corresponde al profesional de la construcción, aunque el Notario tenga experiencia en el tema).

Según, el artículo 199 del Reglamento Notarial, las actas notariales de presencia acreditan la realidad o verdad del hecho que motiva su autorización.

En las actas de manifestaciones, el notario recoge las manifestaciones de una persona. El acta no acredita la veracidad de dichas declaraciones, sino simplemente el hecho de que una determinada persona hace esas declaraciones en un determinado momento. El acta de manifestaciones vincula sobre todo al manifestante en todo aquello que le pueda perjudicar. Si el compareciente dice que Fulano le debe tal cantidad de dinero, puede ser verdad o no, pero si declara que el que debe dinero a Fulano es él, aunque no sea cierto, puede resultarle posteriormente muy complicado demostrar lo contrario, y siempre habrá de considerar las posibles consecuencias de una falsedad en documento público.

El artículo 201 del Reglamento Notarial establece: El simple hecho del envío de cartas u otros documentos por correo ordinario, procedimiento telemático, telefax o cualquier otro medio idóneo podrá hacerse constar mediante acta, que acreditará el contenido de la carta o documento, y según el medio utilizado la fecha de su entrega, o su remisión por procedimiento técnico adecuado y, en su caso, la expedición del correspondiente resguardo de imposición como certificado, entrega o remisión, así como la recepción por el notario del aviso de recibo, o del documento o comunicación de recepción. Permiten acreditar el contenido y fecha de entrega de cartas u otros documentos.

El artículo 202 del Reglamento Notarial establece:

Las actas de notificación tienen por objeto transmitir a una persona una información o una decisión del que solicita la intervención notarial, y

Las actas de requerimiento, además, intimar al requerido para que adopte una determinada conducta.

El notario puede realizar la notificación o requerimiento de dos formas: bien mediante el envío de la cédula de notificación o requerimiento por correo certificado con acuse de recibo; o bien personándose en el domicilio que se le haya indicado. Estas actas permiten dejar constancia de que una persona ha recibido una información o solicitud por parte de otra, y generan un derecho a contestación en el plazo de dos días por parte del sujeto notificado o requerido, en la propia notaría interviniente, siendo los costes de la contestación a cargo del requirente, no del que contesta.

El artículo 207 del Reglamento Notarial señala: En las actas de exhibición de cosas, el Notario describirá o relacionará las circunstancias que las identifiquen, diferenciando lo que resulte de su percepción de lo que manifiesten peritos u otras personas presentes en el acto, y podrá completar la descripción mediante planos, diseños, certificaciones, fotografías o fotocopias que incorporará a la matriz. En las actas de exhibición de documentos, además, transcribirá o relacionará aquéllos o concretará su narración a determinados extremos de los mismos, indicados por el requirente.

El artículo 209 del Reglamento Notarial señala: Las actas de notoriedad tienen por objeto la comprobación y fijación de hechos notorios sobre los cuales pueden ser fundados y declarados derechos y legitimadas situaciones personales o patrimoniales, con trascendencia jurídica. El notario realizará las pruebas pertinentes que acrediten la veracidad de los hechos y emitirá un juicio sobre la notoriedad o no de la situación interesada. Quizás el ejemplo más relevante de estas actas es el acta de declaración de herederos abintestato, en la que el notario identifica a los herederos de una persona que ha fallecido sin dejar testamento.

El artículo 211 del Reglamento Notarial estipula: Las actas de protocolización tendrán las características generales de las de presencia, pero el texto hará relación al hecho de haber sido examinado por el notario el documento que daba ser protocolado, a la declaración de la voluntad del requirente para protocolización o cumplimiento de la providencia que la ordene, ha de quedar unido el expediente al protocolo, expresando el número de folios que contenga y los reintegros que lleve unido.

El artículo 216 del Reglamento Notarial determina: Los notarios pueden recibir en depósito los objetos, valores, documentos y cantidades que se les confíen, bien como prenda de contratos, bien para su custodia.

No son obligatorias.

En ellas constan primero, las bases de un concurso, y en segundo lugar, los ganadores de un premio, conforme a una selección aleatoria y a las normas de la convocatoria previa.

La página web del Consejo General del Notariado permite a las empresas hacer públicas las bases de sus concursos en el Archivo Ábaco.

Son muy frecuentes en el mundo de la publicidad:

Ejemplo.: “Se sorteará un viaje entre todos los asistentes a una sesión de cine si depositan su entrada y sus datos a la salida del espectáculo”, etc.). Normalmente existirá un acta de depósito de las bases del sorteo y un acta del resultado del sorteo. Para el sorteo se puede aplicar, en función de las bases, el tradicional sistema de insaculación por parte del Notario entre los sobres recibidos, pero existe también a disposición de los Notarios un programa informático que selecciona aleatoriamente los ganadores y sus suplentes, (que normalmente los hay), por si la empresa en cuestión no consigue finalmente localizar a un ganador.